Concevoir le préboarding du nouvel entrant
Concevoir le préboarding du nouvel entrant
Le préboarding exploite la période précédant l’arrivée pour faire sentir au nouvel entrant qu’il est attendu, maintenir la relation avec l’entreprise, lui transmettre des informations réellement utiles et partageables et préparer son incorporation au collectif. L’enjeu n’est pas d’accumuler des contenus avant le jour J, mais de choisir ce qui est pertinent pour cette période.
Ce référentiel est pertinent si…
Vous devez concevoir, restructurer ou clarifier la période située entre la confirmation de l’embauche et l’arrivée physique du nouvel entrant afin de maintenir le lien, favoriser sa projection et sa réassurance, commencer à développer son sentiment d’appartenance, préparer le lien avec son futur collectif et faciliter concrètement son arrivée.
Explorer la logique du référentiel
01 Point de départ
L’embauche est confirmée et le nouvel entrant n’a pas encore rejoint physiquement l’entreprise. La durée disponible avant l’arrivée doit être prise en compte lorsqu’elle est connue. Le référentiel rattache le préboarding à la période précédant le jour J et préconise plus largement de commencer l’onboarding dès la signature du contrat ou, à défaut, de la promesse d’embauche.
02 Informations à examiner
Examiner les besoins connus du nouvel entrant avant son arrivée, notamment en matière de projection, de réassurance, de contact, de compréhension de l’entreprise, de lien avec le futur collectif et de facilitation pratique de l’arrivée. Examiner également la durée disponible, les contacts déjà prévus avec l’entreprise ou le manager, les possibilités d’échange avec les futurs collègues, les informations pratiques ou institutionnelles pouvant être communiquées, les contraintes de confidentialité, les contenus déjà transmis, les démarches facilitant l’arrivée et les dispositifs de préboarding déjà existants.
03 Logique du raisonnement
Partir des besoins réellement établis du futur collaborateur plutôt que d’une liste prédéfinie d’actions. Examiner comment maintenir le contact jusqu’à l’arrivée et répondre aux besoins de projection et de réassurance. Examiner ensuite les informations susceptibles d’être transmises selon leur utilité à ce moment du parcours et leur possibilité de partage, en excluant les informations sensibles ou non communicables. Déterminer les possibilités pertinentes de lien avec le futur collectif et les éléments susceptibles de simplifier concrètement l’arrivée. Organiser ensuite dans le temps les actions retenues selon la durée réellement disponible et leur pertinence, sans créer artificiellement d’événements ni transformer les pratiques d’un cas d’entreprise en règles universelles. Préparer enfin la continuité avec le jour J sans en concevoir le déroulement détaillé.
04 Opérations clés du raisonnement
Identifier les besoins avant l’arrivée
Déterminer les contacts à maintenir
Sélectionner les informations utiles et partageables
Créer les liens pertinents avec le collectif
Cadencer les actions et préparer l’arrivée
05 Résultat obtenu
Un préboarding structuré jusqu’au jour d’arrivée précisant les objectifs poursuivis, les besoins auxquels répondre, les contacts à maintenir, les informations utiles et partageables, les modalités de lien avec le futur collectif, les éléments facilitant l’arrivée, le cadencement retenu lorsqu’il peut être établi, les restrictions de transmission et les éventuels arbitrages encore ouverts. Le résultat permet de comprendre ce qui est pertinent avant l’arrivée, dans quel but et, lorsque cela peut être établi, à quel moment.
06 Limites du référentiel
Le préboarding ne justifie pas la transmission d’informations sensibles. Les informations communiquées doivent être utiles avant l’arrivée et pouvoir être partagées. Les quatre outils du Dossier 2 ne doivent pas être transformés en quatre étapes obligatoires et séquentielles. Le délai de trois semaines, la condensation du parcours, les contenus digitaux et les formats décrits dans le cas du groupe Bel restent des pratiques illustratives et non des règles universelles. Ne pas créer artificiellement des actions pour remplir la période. ONB-04 prépare la continuité avec le jour J sans concevoir son déroulement détaillé, qui relève de ONB-05.
Pour aller plus loin
Concevoir le préboarding du nouvel entrant
Le préboarding correspond à la période qui précède l’arrivée physique du nouvel entrant. Il ne se limite pas à la préparation administrative ou matérielle : il constitue une première phase d’intégration permettant de maintenir le lien avec le futur collaborateur, de favoriser sa projection, de le rassurer et de commencer à préparer son incorporation au collectif.
Point de départ
La démarche s’applique lorsque l’embauche est confirmée mais que le nouvel entrant n’a pas encore rejoint physiquement l’entreprise. La durée disponible avant son arrivée peut varier selon les situations et doit être prise en compte dans la conception du dispositif.
Informations à examiner
- Les besoins du nouvel entrant avant son arrivée.
- Les éventuels besoins de projection et de réassurance.
- Les contacts déjà prévus avec l’entreprise ou le manager.
- Les possibilités d’échange avec les futurs collègues.
- Les informations pratiques utiles avant l’arrivée.
- Les informations sur l’entreprise pouvant être communiquées.
- Les éventuelles contraintes de confidentialité.
- Les contenus ou informations déjà transmis.
- Les démarches susceptibles de faciliter l’arrivée.
- Les actions de préboarding déjà existantes ou décidées.
- La durée disponible et les moments déjà établis.
Logique de raisonnement
La conception du préboarding part des besoins réellement établis du futur collaborateur et non d’une liste prédéfinie d’actions. Cette période doit notamment permettre de répondre à ses besoins de projection et de réassurance, de maintenir le contact et de commencer à développer son sentiment d’appartenance.
Le maintien du lien avec l’entreprise et le manager est examiné en fonction du contexte et de la durée disponible, sans imposer une fréquence universelle de contact.
Les informations susceptibles d’être transmises sont ensuite examinées selon leur utilité avant l’arrivée et la possibilité de les partager. Une information disponible n’est pas automatiquement pertinente. Les contenus sensibles ou non communicables sont exclus.
La démarche examine également les possibilités de création de lien avec le futur collectif. Lorsque cela est possible et pertinent, des échanges ou rencontres avec les futurs collègues peuvent préparer l’incorporation dans l’équipe.
Les éléments permettant de faciliter concrètement l’arrivée sont ensuite identifiés. La démarche s’arrête cependant avant la conception détaillée du jour J.
Enfin, les actions retenues sont organisées dans le temps en fonction de la durée réellement disponible et de leur pertinence. Aucun événement ne doit être créé artificiellement pour remplir la période. Les pratiques particulières décrites dans les cas d’entreprise restent illustratives.
Étapes clés
- Identifier les besoins avant l’arrivée
- Déterminer les contacts à maintenir
- Sélectionner les informations utiles et partageables
- Créer les liens pertinents avec le collectif
- Cadencer les actions et préparer l’arrivée
Résultat obtenu
La démarche produit un préboarding structuré précisant les objectifs poursuivis, les besoins auxquels répondre, les contacts à maintenir, les informations utiles et partageables, les possibilités de lien avec le futur collectif, les éléments facilitant l’arrivée et le cadencement retenu lorsqu’il peut être établi.
Les restrictions de transmission, informations inconnues et arbitrages non résolus restent explicitement visibles.
Limites à préserver
Le préboarding ne justifie pas la transmission d’informations sensibles. Les informations communiquées doivent être utiles à cette période et pouvoir être partagées sans difficulté de confidentialité.
Les quatre outils présentés dans le dossier consacré à la préparation de l’arrivée ne doivent pas être transformés en quatre étapes obligatoires et séquentielles.
Les dispositifs et seuils issus des cas d’entreprise, notamment le délai de trois semaines décrit dans le cas Bel, restent illustratifs et ne constituent pas des règles universelles.
Enfin, le préboarding prépare la continuité avec le jour J sans concevoir son déroulement détaillé, qui relève d’un autre raisonnement.